Stands para agencias de comunicación: cómo ofrecer el stand a tu cliente sin perder la cuenta

Llega en una reunión de seguimiento, casi de pasada: «Por cierto, este año vamos a ir a feria».

Para la agencia es una buena noticia. Hay campaña de lanzamiento, contenido para redes, mailing de invitación, material para el equipo comercial, quizá un vídeo. Todo eso sabéis hacerlo.

Pero en medio de esa lista hay algo que no se parece al resto: un espacio vacío en un pabellón, con un número de stand, unas medidas y una fecha de apertura. Alguien tiene que convertirlo en un stand. Y el cliente, que confía en vosotros para su marca, da por hecho que también os vais a ocupar de eso.

Qué cambia cuando el encargo incluye un stand

Un stand es comunicación, pero se produce como una obra. Y eso cambia las reglas del juego respecto a cualquier otra pieza de la campaña.

Tiene normativa. Cada recinto publica sus normas técnicas: alturas máximas, materiales permitidos, cargas, instalación eléctrica, zonas de paso, plazos para presentar los planos. Si el diseño no las cumple, no se monta.

Tiene plazos que no dependen de vosotros. El recinto fija cuándo se entregan los planos, cuándo se contratan los servicios de feria (luz, agua, conexión, limpieza) y en qué días y horas se puede montar. No se negocian.

No admite una segunda versión. Un post se corrige. Un folleto se reimprime. Un stand que no está terminado el día de la apertura es un stand que el cliente ve a medio montar delante de sus propios clientes.

Implica oficios que una agencia no suele tener en plantilla. Diseño 3D, carpintería, estructura, iluminación, audiovisuales, producción gráfica en gran formato, logística, montaje y desmontaje. Coordinarlos es un trabajo en sí mismo.

Si queréis ver con más detalle todo lo que entra en juego, lo explicamos en qué hace una empresa de construcción de stands para ferias.

Nada de esto tiene que ver con la creatividad. Tiene que ver con la producción. Y es justo ahí donde una agencia de comunicación tiene que decidir cómo lo resuelve.

Las tres salidas habituales

1. Derivar al cliente a una empresa de stands. Es lo más cómodo a corto plazo: el problema deja de ser vuestro. Pero el stand es la pieza más visible de la campaña de feria, y queda fuera de vuestro control. El concepto que habéis trabajado en redes, en la invitación y en el material comercial puede no llegar al espacio físico. Y abrís una relación directa entre vuestro cliente y otro proveedor de comunicación.

2. Asumirlo internamente. Vuestro equipo diseña el stand y busca quien lo construya. Funciona si alguien en la agencia conoce bien la parte técnica y tiene proveedores de confianza. Si no, el riesgo recae en vosotros: planos que el recinto no aprueba, presupuestos que crecen a mitad de proyecto, un montaje con demasiados interlocutores.

3. Trabajar con un partner de producción que responde ante la agencia. La agencia sigue siendo la agencia: lleva la relación con el cliente, decide sobre la marca y presenta el proyecto. El partner pone el taller y la experiencia técnica. Es la opción que os deja ofrecer el servicio completo sin tener que convertiros en una empresa de stands.

El miedo que nadie dice en voz alta

Cuando una agencia se plantea la tercera opción, la duda casi siempre es la misma: ¿y si el proveedor acaba hablando directamente con mi cliente y se queda con la cuenta?

Es un miedo razonable. Por eso conviene que las reglas queden claras antes de empezar, no a mitad del proyecto. Estas son las preguntas que haríamos nosotros a cualquier proveedor de stands antes de presentarle a un cliente:

• ¿Quién habla con el cliente final? ¿Siempre la agencia, o el proveedor puede participar en reuniones? ¿En calidad de qué?
• ¿Con qué nombre se presenta el proyecto? ¿Puede presentarlo la agencia como propio?
• ¿A quién se envían presupuestos, planos y renders? ¿Con qué marca?
• ¿Quién factura a quién?
• ¿Qué pasa si el cliente contacta directamente con el proveedor?
• ¿Cómo se trata la información del cliente y del proyecto?

Si el proveedor no tiene respuesta clara a estas preguntas, lo mejor es saberlo antes de enseñarle nada a vuestro cliente.

Cómo lo planteamos en TOYO

Nuestro punto de partida es sencillo: nosotros lo producimos, la cuenta sigue siendo vuestra.

La agencia nos da el briefing y la fecha. Nosotros devolvemos el diseño 3D, un presupuesto cerrado y el stand montado el día de la apertura. Tenéis un solo interlocutor para todo el proyecto, desde el primer boceto hasta el desmontaje.

Podemos partir de vuestro diseño y resolver la parte técnica y de producción, o plantear nosotros el concepto a partir de vuestra estrategia de marca. En ambos casos, el proyecto se puede presentar como propio de la agencia.

Y el grado de protagonismo lo decidís vosotros:

• En la sombra. No aparecemos. Trabajamos con vosotros y vosotros lo presentáis.
• Como equipo técnico de la agencia. Si el cliente necesita resolver dudas técnicas, podemos acompañaros en alguna reunión como parte de vuestro equipo.
• Totalmente integrados. Participamos en las reuniones del proyecto junto a vosotros, siempre bajo la interlocución de la agencia.

Qué ponemos nosotros

Todo lo que hace falta para pasar del espacio vacío al stand abierto:

• Conceptualización y creatividad.
• Diseño 3D.
• Diseño y producción gráfica.
• Fabricación del stand.
• Mobiliario y decoración.
• Audiovisuales.
• Gestión técnica y servicios de feria.
• Logística.
• Montaje y desmontaje.

Llevamos más de 35 años trabajando en ferias nacionales e internacionales. Esa experiencia es la que conviene tener cerca cuando el recinto pide los planos, cuando hay que decidir un material o cuando algo cambia a pocos días del montaje.

Podéis ver parte de ese trabajo en nuestros proyectos de stands y en nuestra página de stands para ferias.

Qué necesitamos de la agencia para arrancar

Cuanta más información tengamos al principio, más ajustado será el primer diseño y más fiable el presupuesto. No hace falta tenerlo todo, pero sí lo esencial:

• Feria, recinto y fechas, incluidas las de montaje si ya las conocéis.
• El espacio: superficie y tipo (cuántos lados abiertos tiene). Si tenéis el plano del pabellón, mejor.
• Normativa del recinto o manual del expositor, si el cliente ya lo ha recibido.
• Qué quiere conseguir el cliente en la feria: vender, presentar un producto, reunirse con distribuidores, hacer marca.
• Qué va a pasar dentro: producto expuesto, reuniones, degustaciones, demostraciones, zona de almacén.
• La identidad y el concepto de campaña que estáis trabajando, para que el stand hable el mismo idioma que el resto de piezas.
• Una horquilla de presupuesto, aunque sea orientativa. Cambia por completo el planteamiento.

Cuándo conviene llamarnos

Antes de lo que parece. Los plazos del recinto para entregar planos y contratar servicios suelen cerrarse bastante antes de la feria, y los mejores proveedores de montaje también se reservan con antelación en temporada alta.

Si vuestro cliente acaba de confirmar su participación, es buen momento. Si ya tenéis la fecha encima, también: cuanto antes lo sepamos, más opciones hay.

En resumen

Vuestro cliente expone. Nosotros montamos el stand. Y vosotros seguís siendo su agencia.

Si tenéis un cliente que va a feria y queréis ver cómo lo trabajaríamos, escribidnos a online@toyo.es con la feria y la fecha. Con eso empezamos.